admin No Comments

Na deel uitgemaakt te hebben van vijf Salesforce Sales and Services Cloud implementatieprojecten ben ik tot de conclusie gekomen dat de uitdaging niet ligt in het inrichten van het Salesforce platform, maar in de weg naar de productie release. Als dat proces goed aangepakt wordt leidt dat tot tevreden partners en eindgebruikers.

De voorbeelden die ik in dit artikel geef kunnen worden toegepast op implementatietrajecten met een duur van 6 tot 16 weken, afhankelijk van de complexiteit van de Salesforce Lightning componenten, het aantal externe interfaces dat benodigd is voor de integratie met Salesforce en het aantal Cloud-omgevingen dat uitgerold moet worden (o.a. Sales Cloud, Service Cloud, Community Cloud).

De meningen over hoe een kortdurend project aangepakt moet worden lopen nogal uiteen. Sommigen pleiten voor een volledige roll-out van alle features, anderen voor een Agile Development proces waarbij zelfs een periode van zes weken verdeeld wordt in drie sprints van twee weken. Vanuit mijn ervaring kan ik zeggen dat het werken in sprints ervoor zorgt dat de kwaliteit van het eindresultaat aanzienlijk verbeterd wordt omdat de Salesforce Lightning Componenten en de interface integratie met feedback rondes van de klant wordt ontwikkeld. Mijn team heeft met behulp van deze methode een gemiddelde CSAT (Customer Satisfaction Score) score van 9 voor de projecten die we het afgelopen jaar hebben afgeleverd.
We gaan nu verder kijken naar de belangrijkste processen en Scrum routines die je moet volgen om op een Agile manier te werken. In het voorbeeld zal één consultant de rol spelen van Product Owner, Scrum Master en Project Manager om zo volledig zicht en controle te krijgen op de tijdlijn voor de cloud implementatie.

  • Requirements Discovery sessies– Deze fase wordt ook wel ‘sprint 0’ genoemd. Tijdens deze eerste drie tot vijf dagen zijn er gerichte vergaderingen, gesprekken, discussies en brainstormsessies om de wensen en behoeften van de klant te achterhalen. De informatie die tijdens deze fase achterhaald wordt vormt de basis voor de rest van het project.
    De consultant die deze sessies leidt moet naast goede kennis over het CRM domein ook een goed begrip hebben van de Salesforce Sales Cloud, Service Cloud en Community Cloud. Ook is het een groot voordeel als hij kennis heeft over de markt waarin de klant zich bevindt. Tijdens de sessies wordt gebruik gemaakt van flipcharts, whiteboards en process maps om dingen snel uit te kunnen werken. De sessieleider moet eigenlijk continu de ‘waarom’ vraag stellen om het belangrijkste pijnpunt van de klant te achterhalen waarop hij zijn advies en voorstel kan baseren. Deze sessie leent zich ook uitstekend voor het bepalen of er gebruik gemaakt gaat worden van REST/SOAP voor de Salesforce integratie.
  • Maak user stories in Jira of in een andere tool –Direct na de Requirements Discovery sessies moet de consultant de bevindingen en bepaalde requirements documenteren in een tool, bijvoorbeeld Jira. De requirements worden doorgaans in de vorm van user stories beschreven en dat heeft ook de voorkeur, maar als er nog weinig details bekend zijn volstaat het voor nu om alleen de naam van de requirement te documenteren. Overige details kunnen later toegevoegd worden.
  • Punten toekennen en Team capaciteit –De Scrum Master die ook de Requirements Discovery sessies heeft geleidt moet genoeg kennis en ervaring in huis hebben om de punten, de getallen uit de Fibonacci reeks (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21), toe te kennen aan de user stories en dit te vermelden in Jira. Op basis van het totaal aantal punten en de planning die in overeenstemming met de klant gemaakt is wordt door de Product Owner (in dit voorbeeld is dat nog steeds dezelfde consultant) bepaald hoeveel engineers er nodig zijn voor het project. Om dit te bepalen wordt er doorgaans door een technisch projectleider en de Product Owner een concept planning gemaakt zodat ingeschat kan worden hoeveel Scrum points een engineer kan opleveren per sprint. Het hele proces van punten toekennen en de team capaciteit bepalen vergt kennis en ervaring, het is dus verstandig om iemand in deze rol te plaatsen die minimaal twee keer een rollout proces heeft begeleidt.
  • Backlog bijhouden – Gedurende het hele traject is het hele Agile team verantwoordelijk voor het bijhouden van de backlog. Voor een Scrum team van 5-6 engineers en developers kan hierbij gerekend worden op 60-90 minuten per week. De Project Manager kruipt hiervoor in de rol van de Product Owner en zorgt er samen met het team voor dat alle requirements gedetailleerd worden beschreven en geüpdatet worden met nieuwe informatie wanneer die zich voordoet. De sessies die hiervoor ingepland staan worden tevens gebruikt om de technieken die toegepast moeten worden te beschrijven. Ook worden er beslissingen genomen over de configuratie en de custom instellingen. Een Salesforce Architect ondersteunt bij deze sessies om veelgemaakte fouten zoals teveel apex code met triggers en batch classes te voorkomen. In plaats daarvan laat hij de engineers meer gebruik maken van de configuratiemogelijkheden.
  • Sprint Planning – Dit blijft gedurende de looptijd van het project terugkomen. Engineers pakken user stories op zoals gepland en ingeschaald in eerdere sessies. De verdeling van de user stories gebeurt in overeenstemming met alle engineers zodat rekening gehouden kan worden met de ervaring van de engineers en de complexiteit van de user stories.
  • Sprint Demo en Retrospective – Deze fase is erg belangrijk voor de Agile Development van Salesforce Clouds. De demo’s worden georganiseerd door de Product Owner en hij nodigt daarvoor de stakeholders uit, bijvoorbeeld de functionele gebruikers en de project sponsor(s). Tijdens de demo’s kunnen de stakeholders direct feedback geven die vervolgens meegenomen wordt in een volgende sprint. Op deze manier blijft de klant tijdens het proces op de hoogte van alle ontwikkelingen en wordt het risico dat de engineers achteraf nog veel veranderingen moeten doorvoeren aanzienlijk verkleind.

Om een project op te leveren kan elk gewenst proces gebruikt worden, maar het belangrijkste om te onthouden is dat je 1) een proces kiest, 2) het proces aanpast naar je wensen en behoeften en 3) het proces accepteert en omarmt zodat je erop kunt vertrouwen, ook als het even tegenzit. En als laatste, vergeet niet te lachen!

Mirketa helpt diverse bedrijven, van klein tot Fortune 500, tijdens de uitrol van hun Salesforce Clouds met een hoge klanttevredenheid en gebruikersadoptie. Neem contact op met onze Agile Salesforce kampioenen om meer te weten te komen over hoe wij jou kunnen helpen je Sales Business Process naar het volgende niveau te tillen met gebruik van het krachtige Salesforce platform.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *